Дедлайн — слово, яке лякає багатьох. Адже практично кожен в житті стикався з подібним явищем, а особливо той, хто працює в IT. Терміном “дедлайн” позначають кінцевий термін виконання роботи. Найчастіше мова йде про певний проект чи важливу задачу. Ставити дедлайни — стандартна практика у більшості компаній, адже це дисциплінує працівників та дозволяє вчасно отримувати потрібні результати. Проте не все так однозначно, оскільки дехто вважає подібне явище фактором додаткового стресу і стверджує, що воно негативно впливає на роботу та продуктивність. Тому, щоб визначитись і з тим, потрібні дедлайни чи ні, необхідно більш детально зʼясувати усі їхні особливості, сферу використання та інші важливі моменти.
Особливості дедлайнів
Про дедлайни можна багато сперечатись, але очевидно, що без конкретної дати закінчення роботи більшості спеціалістів було б важко працювати. Чітко вказаний термін є своєрідним часовим орієнтиром і зручним інструментом для управління проєктами. Навіть, якщо робота творча, наприклад, дизайн, то дедлайн необхідний для того, щоб підтримувати продуктивність на потрібному рівні. Він чудово мотивує, а також дозволяє краще координувати процес, особливо у тому випадку, якщо у ньому задіяна не одна людина.
Де використовують дедлайни?
Загалом можна сказати, що дедлайн — це універсальне поняття, яке присутнє практично у всіх галузях. Проте є сфери, де він особливо важливий.
- IT. Програмісти та інші люди, задіяні у сфері інформаційних технологій, практично не уявляють своєї діяльності без дедлайну. Проєктна робота передбачає строге слідування часовим рамкам, тому що вона, як правило, складається із багатьох етапів. І якщо на певному рівні виникне затримка, то кінцевий результат може відтермінуватись, що, звісно, не надто втішить замовників.
- Журналістика. Термін “дедлайн” для цього виду діяльності, мабуть, не менш актуальний. Особливо, якщо йдеться про новинну журналістику. Встигнути опублікувати статтю вчасно дуже важливо, адже завжди є конкуренти, які можуть вас випередити.
- Рекламна сфера. Як правило, в даній галузі часові обмеження грають велику роль. Мова йде про різноманітні акції, знижки та ін. Справа в тому, що рекламні пропозиції діють тимчасово, тому важливо встигнути із термінами.
Які бувають види дедлайнів?
Дедлайни бувають двох видів: термінові та поетапні. Перший варіант передбачає, що вирішити конкретну задачу потрібно максимально швидко, в ідеалі — за декілька днів. При поетапному дедлайні завдання розбивається на кілька етапів, і кожен із них має свої часові рамки. У цьому випадку, як правило, йдеться про більш масштабні проєкти.
Дедлайни також поділяють на одноразові та періодичні. В даній ситуації йдеться про те, чи він регулярно повторюється чи є досить рідкісним.
Що таке редлайн?
Редлайн — це ще один із способів контролю над виконанням роботи. Даним терміном позначають дату, яка передує реальному дедлайну. Наприклад, випереджає його на декілька днів. Подібна практика дозволяє запобігти неприємним сюрпризам, наприклад, виявити помилки чи неточності та навіть встигнути їх виправити до дедлайну.
Плюси і мінуси дедлайнів
Переваги та недоліки дедлайну легко оцінити, якщо ви вже мали з ним справу. Як правило, серед плюсів найчастіше називають:
- підвищення ймовірності своєчасного завершення проєкту чи завдання;
- покращення координації роботи в команді;
- підвищення продуктивності;
- правильний розподіл робочого часу;
- можливість планування наступних задач;
- хороша мотивація для того, щоб постійно рухатись вперед.
Незважаючи на такі вагомі плюси, дедлайн має і певні недоліки:
- через доволі жорсткі рамки у працівників може підвищуватись рівень стресу;
- в результаті недотримання термінів можуть страждати відносини з замовниками та керівниками;
- можливе зниження рівня якості виконаної роботи через прагнення встигнути до конкретної дати.
Як ставити дедлайни
Дедлайну треба вміти не тільки дотримуватись, але й правильно його встановлювати. Адже саме від цього залежить ефективність роботи конкретного спеціаліста або цілої команди. Насамперед варто враховувати типи задач. Адже певні завдання є терміновими, а інші можуть зачекати. Тому не варто ставити жорсткі дедлайни в обох випадках. Встановлені терміни повинні бути адекватними, відповідно до ситуації.
Важливо є також чітко формулювати задачі. Це полегшує роботу та пришвидшує її. Крім того, не зайвим буде сформулювати наслідки дотримання чи, навпаки, недотримання дедлайну. Як правило, це мотивує та допомагає більш чітко усвідомити та побачити поставлену задачу.
Досвідчені керівники не рекомендують встановлювати занадто віддалені у часі дедлайни. Більшість виконавців сприймають їх занадто легковажно, тому це ніяким чином не покращує їхню роботу.
Рекомендації як дотримуватись дедлайнів
Ситуація, коли горять дедлайни, знайома, напевно, кожному. Тому не зайвими будуть поради про те, як навчитись бути більш дисциплінованим та дотримуватись обумовлених заздалегідь термінів.
- Спробуйте розбити задачу на декілька етапів. Таким чином ви зможете промоніторити швидкість своєї роботи, виявити помилки, а також внести правки. Міні-дедлайни зручні також і тим, що дають можливість поступово планувати час на виконання певних дій.
- Використовуйте допоміжні інструменти. Насамперед це Google сервіси, які дають можливість самоорганізуватись, причому без зайвих папірців. Крім того, дотримуватись дедлайнів допоможуть різноманітні смарт-девайси. Це застосунки, у яких можна планувати таски, відслідковувати терміни, стежити за виконанням роботи та ін. Найпопулярніші з них — це: Deadline, To do list. Goal Planner, Trello, Smote.
- Дотримуйтесь порядку у документації. Інколи дедлайн зривається через те, що виконавець просто витрачає час на пошук певного документа чи інформації. Щоб цього уникнути, наведіть лад у себе на робочому компʼютері, в електронній пошті та у месенджерах.
- Встановіть постійний контакт з командою. Навіть якщо ви працюєте віддалено, варто підтримувати комунікацію на високому рівні. Це дозволяє відчути відповідальність за загальну справу. Окрім того, якщо дедлайн близько, і ви бачите, що не встигаєте, то завжди можна попросити про допомогу.
Крім перелічених порад, варто зауважити також, що виконанню дедлайну часто заважає перевтома або вигорання на роботі. А саме ці фактори є дуже поширеними серед людей, які працюють в IT-сфері. Тому не забувайте про повноцінний відпочинок та відновлення.
